В настоящее время на многих автотранспортных предприятиях, а также предприятиях, в составе которых есть участки автотранспорта, поднимается вопрос об автоматизации. Условия жёсткой конкуренции, усложнение задач, выполняемых машинами и механизмами, сложность в получении объективной, своевременной информации требуют нового подхода к организации, координации и взаимодействию всех подразделений и служб.

Эффективность работы всего предприятия зависит от работы каждой единицы автохозяйства, а если автомобили (механизмы) задействованы в сложном производственном цикле, то зависимость ещё больше. Руководителю предприятия очень важно знать текущее техническое состояние каждого автомобиля. Также не менее важны стоимость ежемесячных затрат и доходы, как по каждой единице автотранспорта, так и по отдельным участкам и по всему предприятию в целом. Если в хозяйстве два, три, пять автомобилей, то их контролировать относительно нетрудно, а если в десять, сто, тысячу раз больше?

Сложность выбора программного продукта - системы управления автотранспортным предприятием заключается в индивидуальности самого предприятия, специфике выполняемых им задач, существующей организационной структуре.

Используя на Вашем предприятии модуль "Автотранспорт" комплексной системы "Lexema", вы получаете возможность:

в диспетчерской

Вести журнал заявок; планировать расстановки автотранспорта по конкретным единицам, группам, видам, заказчикам
Занесение заявок в модуль "Автотранспорт" позволяет анализировать загруженность автопарка предприятия и сразу же получать информацию о том, какая единица автотранспорта будет отправлена к какому заказчику.

Автоматически выписывать путевые листы согласно расстановке;
Например, если маршрут автомобиля повторяется изо дня в день, то данные для путевого листа можно занести только один раз, а затем выбирать необходимые автомобили из имеющегося списка, просто отмечая их галочками и отправляя путевые листы на печать. При этом информация о показаниях спидометра и остатке горючего в топливном баке переходит из путёвки в путёвку по каждому автомобилю.

Вести различные прайс-листы, различные цены (планово-расчетных, договорных, по прейскуранту и т.п.)

Автоматически производить обработку путевых листов согласно заранее заложенным алгоритмам.
Так, например, водителям рассчитывается заработная плата в зависимости от вида и режима работ, установленного разряда, различных коэффициентов. По путевому листу списывается горючее в соответствии с нормами расхода ГСМ. За весь месяц по информации из путевых листов автоматически списываются масла и смазочные материалы. Если работы осуществлялись для сторонних организаций, то автоматически формируются счета-фактуры и акты выполненных работ.

Вносить и анализировать информацию о причинах и продолжительности простоя автомобиля, о характере ремонта и понесенных расходах: стоимости запчастей, зарплаты механиков и т.д.

Использовать систему напоминаний.
Например, при приближении даты ремонта конкретного автомобиля за два дня в системе выдается соответствующее напоминание для диспетчера, главного механика и других заинтересованных лиц. Подобные напоминания настраиваются и для сообщений об истечении сроков страховок, действия водительских удостоверений и т.д.

Анализировать как фактические так и предполагаемые затраты и доходы по каждой единице автотранспорта, по группам машин, участкам, автохозяйству в целом.
Информация о себестоимости, рентабельности машин может быть получена за любой период, в том числе с нарастающим итогом в виде отчетов и графиков.

в бухгалтерии

Вести учет рабочего времени водителей, формировать авансовые отчеты водителей.
Информация об отработанных днях (сверхурочные, выходные, праздничные) собирается из каждого путевого листа.

Вести учет автомобилей по единицам, маркам, участкам, арендованных, в лизинге и т.д.

Автоматически производить расчет износа автотранспорта согласно внесенным нормам.
Возможно раздельное начисление амортизации, как для целей налогового учета, так и для управленческого и бухгалтерского учета. Реализованы прекращение начисления износа и возобновление начисления износа.

Вести учет ГСМ, запчастей, шин, аккумуляторов.
Ведомости наличия и ведомости движения запасных частей формируются на любую дату в любых разрезах: МОЛ, склад, партия, материал и т.д.

Вести учет выписанных доверенностей.

Получать различные анализы о наличии, износе, движении, переоценке основных средств в различных разрезах.

в других службах автотранспортного предприятия

Вести учет поставщиков и заказчиков.

Вести учет предоставляемых услуг.

Анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженность
Задолженность формируется в разрезе счетов-фактур, оплат, контрагентов, договоров, сроков. Включает в себя: выставление счетов-фактур покупателям и регистрацию входящих счетов поставщиков, платежей, формирование акта сверки и акта взаимозачета.

Создавать различные отчетные формы
Для получения многомерных данных используется технология OLAP, позволяющая получать отчеты и графики практически мгновенно и в любых заранее определенных разрезах: по единицам или группам автотранспортных средств, по заказчикам, за период (помесячно, поквартально и т.д.), по видам работ.

Модуль "Автотранспорт" программного комплекса "Lexema" и заложенные в нем принципы могут быть перенесены на любое предприятие, как типовое, так и нетиповое вне зависимости от масштабов и сложности.
Модуль "Автотранспорт" может быть реализован на вашем предприятия как отдельно, так и в комплексе с остальными модулями программы "Lexema". При автоматизации автотранспортного предприятия огромное количество информации сосредотачивается в одном единственном документе - путевом листе: количество отработанных водителем часов, объем работы выполненный автомобилем или механизмом, количество израсходованного им горючего, пробег, место работы и т.д. Практически каждую службу или отдел автотранспортного предприятия интересует какая-либо информация из путевого листа. В этом случае, использование всего программного комплекса "Lexema", обеспечивает единое информационное пространство, что позволяет использовать и анализировать необходимую информацию из других модулей.
Несмотря на то, что трудно найти готовые решения всех проблем автопредприятия, существуют способы, обуславливающие его успешное функционирование. В первую очередь - это опыт руководителя и его желание добиться от предприятия максимальной отдачи. Следующий момент - это упорядочивание производственного процесса, внесение в него необходимых изменений, и третья составляющая - создание адекватной информационной структуры, позволяющей принимать верные управленческие решения. Модуль "Автотранспорт" комплексной системы "Lexema" - поддерживает все ключевые направления деятельности современного автотранспортного предприятия.